Как создать бизнес-процессы в компаниях с небольшим штатом сотрудников?

Даже если компания маленькая необходимо прописать функции и задачи максимально расширенно. Если у вас менеджер отвечает за продажи, закупки и логистику, это не одна задача, за которую есть ответственный, это 3 функции.

Раньше, когда наша компания была совсем крохотной мы не имели четкой организационной структуры, но с ростом штата такое управление оказалось невозможным и появилась гугл-таблица с прописанными функциями. Выглядела она так.

Собственно, прописали, раздали всем регламенты. Каждый сотрудник прочел, подписался и мы.. благополучно это забыли 

В очередной раз понимая, что что-то не так я начала искать программу, которая помогла бы организовать работу. Остановилась на программе КВАНТ. Жизнь стала кардинально другой… о всех преимуществах программы я расскажу в следующей статье, а здесь я пропишу основные критерии идеально работающего бизнес-процесса.

Чек-лист бизнес-процесса

1. Не привязывайтесь к сотрудникам, которые выполняют задачи в вашей компании. Посмотрите на бизнес со стороны и пропишите одним длинным списком все задачи, которые выполняются. Пишите “одной мыслью” подряд, все что приходит в голову без структуризации.

2. Далее составьте простую схему и распределите в ней все функции. Сделать это удобнее в гугл-таблице или в управленческих программах.

орг.схема в системе Квант

3. Назначьте ответственных за функции и в том числе сотрудника, который следит  за обновлением данных в системе, когда появляются новые функции необходимо заносить их в программу.

4. Ознакомьте сотрудников с их должностными инструкциями и выделите для каждого сотрудника ОДНУ КЛЮЧЕВУЮ ЗАДАЧУ, за которую желательно чтобы он получал KPI. Но не перебарщивайте! Много задач - усложняет понимание процессов. Сотрудник должен понимать значимость ценного продукта, который он создает.

5. Установите контрольные точки, чтобы избежать заторов. Что это такое? Например, в продажах это мониторинг эффективности воронки продаж. Именно это должно максимально интересовать собственника. Даже не количество продаж - а процентное соотношение этапов воронки.

6. Контрольные точки должны быть в финансах. В нашей компании мы ведем учет остатков денежных средств, ДДС, пиэнель каждую неделю.

7. Контрольные точки в маркетинге так же необходимы - мы ведем соц.сети и нас интересуют охваты и подписчики.

8. Контрольных точек в производстве может быть очень много, для собственника важно количество брака в партии и количество брака на каждых участках и время такта.

9. Ну и естественно сбор обратной связи - это невероятный инструмент, который обязательно должен быть в бизнес-процессе. Мы собираем обратную связь по e-mail рассылкам каждый месяц.

10. И самое главное - бизнес-процесс нельзя построить один раз и забыть про него. Это динамическая модель, которая должна модернизироваться и подстраиваться под внешние факторы.

Если вам была полезна эта статья, будем рады за оставленный отзыв по видео на нашем YouTube канале!